Fragen und Antworten zur elektronischen Patientenakte

„Mit der elektronischen Patientenakte erhalten Versicherte einen digitalen Ordner, in dem persönliche Gesundheitsdaten einrichtungsübergreifend abgelegt werden – ob Arztbriefe oder Befunde beispielsweise vom letzten Besuch beim Hausarzt oder Orthopäden, Entlassbriefe aus dem Krankenhaus oder eine Liste mit den elektronisch verordneten Medikamenten. Auch die Versicherten können Daten einstellen, zum Beispiel Vitaldaten aus Fitness-Apps. Sie entscheiden, welche Daten in ihre ePA reinkommen und wer Einsicht nehmen darf. Praxen beispielsweise haben Zugriff auf alle Informationen in der ePA, sofern der Versicherte dem nicht widersprochen oder bestimmte Dokumente verborgen hat“, erläutert die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV).

Der 15. Januar ist, so die SBK Siemens-Betriebskrankenkasse, der Startpunkt für die Einrichtung der Akten. Die gesetzlichen Krankenkassen beginnen an diesem Tag damit, die rund 70 Millionen elektronischen Patientenakten (ePA) anzulegen. Insgesamt wird es rund vier Wochen dauern, bis alle elektronischen Patientenakten für die Versicherten zur Verfügung stehen.

Die Einrichtung der nötigen Praxissoftware für die ePA werde ebenfalls schrittweise erfolgen. Die SBK Siemens-Betriebskrankenkasse erläutert: „Die gematik arbeitet für die Erprobung ihrer TI-Anwendungen mit zwei festen Modellregionen zusammen. In diesen Regionen gibt es ein aktives Ärztenetzwerk. Eine Gesellschaft koordiniert verschiedene Tests, Prozesse und Schnittstellen. Die über die Tests gewonnenen Erkenntnisse spielt diese Gesellschaft an die gematik zurück. Die Modellregionen sind Hamburg und Umland sowie Franken. Die Arztpraxen und Krankenhäuser, die sich in diesen Netzwerken engagieren, werden die ersten sein, die die ePA im Behandlungsalltag nutzen können.

Hinzu kommen ausgewählte Ärztinnen und Ärzte aus Nordrhein-Westfalen - auch wenn das Bundesland keine offizielle Modellregion ist. Die Kassenärztlichen Vereinigungen Westfalen-Lippe, Nordrhein und die Krankenhausgesellschaft Nordrhein-Westfalen starten in Abstimmung mit der gematik ebenfalls bereits am 15. Januar damit, die Integration der ePA in den Versorgungsalltag zu testen.“

In den anderen Teilen Deutschlands könne die ePA bis zum Ende der Pilotphase von den Patientinnen und Patienten nur eingeschränkt genutzt werden. Sie erhalten nicht automatisch den Zugriff auf die ePA, sobald Versicherte ihre elektronische Gesundheitskarte in das Kartenterminal stecken. Bei Bedarf hätten die Versicherten jedoch die Möglichkeit, ihrer Arztpraxis oder ihrem Krankenhaus den ePA-Zugriff über die App zu gestatten.

Dazu die SBK Siemens-Betriebskrankenkasse: „Fast 100.000 Arztpraxen und rund 1.800 Krankenhäuser gibt es in Deutschland. Allein für die ambulante Praxisorganisation stellen 200 verschiedene Softwareanbieter Praxisverwaltungssysteme (PVS) zur Verfügung. Krankenhäuser nutzen dafür die sogenannten Krankenhaus-Informations-Systeme (KIS). Alle diese Anbieter müssen die entsprechenden Updates für die Anbindung der ePA bereitstellen, die Arztpraxen und Krankenhäuser müssen sie installieren und testen. Die Abläufe bei den Leistungserbringenden müssen angepasst werden. Wegen des immensen Aufwands wird mit der Umsetzung zunächst in den Modellregionen begonnen.
Die Hersteller der PVS und KIS sind verpflichtet, die Updates für ihre Softwarelösungen bis 15. Februar bereitzustellen. Wie lange der Testlauf in Arztpraxen und Krankenhäusern dauert, hängt vom Verlauf der Einführung ab. Ob die ePA nach der vierwöchigen Testphase bundesweit ausgerollt werden kann oder ob weitere Tests oder sogar Anpassungen durchgeführt werden müssen, entscheidet sich anhand festgeschriebener Kriterien. Das Bundesgesundheitsministerium gibt den offiziellen Startschuss. Erst dann sind alle Leistungserbringenden verpflichtet, die ePA auch zu befüllen. Experten rechnen damit frühestens Ende des ersten Quartals.“

Der Funktionsumfang ist der SBK Siemens-Betriebskrankenkasse zufolge zunächst im Großen und Ganzen gleich. Der Unterschied liege vor allem beim Einsatz im Versorgungsalltag: Die Mehrheit aller Versicherten werde eine ePA haben. „Die gesetzlichen Krankenkassen sind verpflichtet, sie ihnen anzubieten, und die Ärzteschaft muss sie auch befüllen. Die Erweiterung des Funktionsumfangs ist dann schrittweise ab der zweiten Jahreshälfte 2025 geplant.“

Dazu die KBV: „War der Patient in den letzten 90 Tagen in der Praxis – wurde also die Versichertenkarte gesteckt und das Versichertenstammdatenmanagement erfolgreich durchgeführt – haben Ärzte und Psychotherapeuten auch in der Videosprechstunde Zugriff auf die ePA. Ist das nicht der Fall, könnte der Patient dem Arzt oder Psychotherapeuten über seine ePA-App Zugriff erteilen. Ansonsten kann die ePA in Videosprechstunden nicht genutzt werden.“

„Private Krankenkassen dürfen ihren Versicherten eine ePA anbieten, müssen es aber nicht“, teilt die KBV mit.

Dazu nimmt die  Verbraucherzentrale Stellung: „Die elektronische Patientenakte speichert wichtige Gesundheitsdaten, die besonders geschützt werden müssen, um Missbrauch, Diskriminierung oder Vertrauensverlust im Gesundheitssystem zu vermeiden. Trotz eines hohen Sicherheitsniveaus, das von der gematik und vom BSI vorgegeben wurde, gibt es Bedenken hinsichtlich möglicher Schwachstellen.

Der Chaos Computer Club entdeckte im Dezember 2024 Lücken, durch die Angreifer mit gefälschtem Praxisausweis oder gefälschten Gesundheitskarten auf Gesundheitsdaten hätten zugreifen können. Diese Sicherheitslücken waren zum Beispiel möglich durch

• die unverschlüsselte Kartennummer auf der elektronischen Gesundheitskarte,
• Mängel im Kartenausgabeprozess für sogenannte Instituts-und Heilberufsausweise und
• den Erwerb gebrauchter Konnektoren. Das sind Geräte, die Zugang zur Infrastruktur des Gesundheitswesen gewähren.

Die gematik reagierte darauf mit einer Stellungnahme. Sie räumt ein, dass diese Angriffe theoretisch möglich sind, aber in der Praxis nur unter bestimmten Bedingungen und mit hohem Aufwand umzusetzen wären. Um die Schwachstellen zu beheben, sollen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen eingeführt werden, darunter

• eine Verschlüsselung,
• verbesserte Zugangskontrollen,
• verstärkte Überwachungssysteme und
• eine intensivere Sensibilisierung der Nutzer für den sicheren Umgang mit den Daten.“

Grundsätzlich seien die Sicherheitsvorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie für die ePA hoch. Bereits im Oktober 2024 hätte ein Forschungsteam des Fraunhofer-Instituts für Sichere Informationstechnologie das Sicherheitskonzept geprüft und als angemessen befunden.

KBV: "Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten sind verpflichtet, die Akte zu befüllen. Das gleiche gilt für Krankenhausärzte, Apotheker und Zahnärzte. Später kommen noch andere Berufsgruppen wie Physiotherapeuten und Ergotherapeuten hinzu. Ebenso können Patienten, aber auch die Krankenkassen Daten einstellen."

KBV: "Das Einpflegen von Informationen in Papierform, zum Beispiel alte Arztbriefe und Befunde, ist nicht Aufgabe der Praxen. Versicherte haben mit der neuen ePA ab 2025 einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass ihre Krankenkasse für sie solche Dokumente digitalisiert, wenn sie es wünschen. Möglich ist dies zweimal innerhalb von 24 Monaten für jeweils bis zu zehn Dokumente. Unabhängig davon können Ärzte auch eigene Befunde aus vorangegangenen Behandlungen in die ePA einstellen, wenn das für die Versorgung des Patienten erforderlich ist. Aber auch die Versicherten können diese Dokumente einstellen, wenn sie die ePA-App ihre Krankenkasse nutzen."

BMG: "In den medizinischen Einrichtungen soll das medizinische Personal die Daten der aktuellen Behandlung in die ePA einstellen. Das können die Ärztinnen und Ärzte selbst tun oder diese Aufgabe den medizinischen Fachangestellten oder dem pflegerischen Personal übertragen.

Zudem können Patientinnen und Patienten auch selbst Dokumente in ihre ePA einstellen. Diese sind dann entsprechend gekennzeichnet."

BMG: "Nein, Dokumente werden nicht automatisch in die ePA geladen. Lediglich die E-Rezept-Daten für die Medikationsliste und die sogenannten Abrechnungsdaten der Krankenkassen werden automatisch eingetragen. Während der Behandlung muss die Ärztin bzw. der Arzt z. B. darüber informieren, dass ein Dokument eingestellt werden soll. Die Patientinnen und Patienten können dem widersprechen."

BMG: "Ab dem 15. Januar 2025 sind Ärztinnen und Ärzte dazu verpflichtet, wichtige medizinische Dokumente aus der Behandlung, wie z.B. Arztbriefe und Befundberichte in die ePA einzustellen. Zudem wird zum Start der ePA auch die Medikationsliste bereitstehen, die sich basierend auf den Informationen des E-Rezepts automatisch befüllt. Ab dem ersten verordneten Arzneimittel steht so eine aktuelle Übersicht über die verordneten und ausgegebenen Medikamente zur Verfügung.

Außerdem können Versicherte ihre Krankenkasse auffordern, in Papierform vorliegende medizinische Informationen digitalisiert in die ePA zu übertragen."

BMG: "Ärztinnen und Ärzte haben im Behandlungskontext Zugriff auf die ePA für alle. Der Zugriff ist standardmäßig auf 90 Tage festgelegt. So werden auch längere Behandlungen abgedeckt. Über die ePA-App können Versicherte den Zugriff auch früher beenden oder den Zeitraum des Zugriffs verlängern. Es ist auch möglich einen bestimmten Zeitraum festzulegen, der über 90 Tage hinausgeht. Das bietet sich beispielsweise bei der eigenen Hausarztpraxis an.

Apothekerinnen und Apotheker haben nach dem Stecken der eGK der oder des Versicherten standardmäßig drei Tage lang Zugriff auf die Daten in der ePA. Auch hier gelten die Möglichkeiten zum Ausschluss, zur Verkürzung oder zur Verlängerung."

BMG: "Ja, jeder Zugriff auf die ePA wird mit Datum- und Zeitstempel protokolliert und ist für jede Patienten und jeden Patienten einsehbar. Über das Protokoll kann nachvollzogen werden, welche Einrichtung wann auf welche Dokumente zugegriffen hat oder neue Dokumente abgelegt hat. Über die ePA-App sind diese Daten einsehbar und können auch heruntergeladen werden. Alternativ können Versicherte die Protokolldaten auch über die Ombudsstellen der Krankenkassen erhalten."

Laut KBV dürfen Ärzte die Befüllung der ePA delegieren. Das Befüllen kann auch erfolgen, wenn der Patient die Praxis bereits verlassen hat.

Für hochsensible Daten insbesondere zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen gilt laut KBV:

• Ärzte und Psychotherapeuten müssen die Patienten auf das Recht zum Widerspruch hinweisen.
• Patienten können dann im unmittelbaren Behandlungskontext widersprechen, dass diese Daten in die ePA eingestellt werden.
• Ärzte und Psychotherapeuten müssen den Widerspruch nachprüfbar in ihrer Behandlungsdokumentation protokollieren.

Für Ergebnisse von genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes gilt:

• Diese dürfen in der ePA nur gespeichert werden, wenn der Patient explizit eingewilligt hat.
• Die Einwilligung muss ausdrücklich und schriftlich oder in elektronischer Form vorliegen.

KBV: "Ärzte und Psychotherapeuten müssen keine gesonderte Dokumentation für die ePA erzeugen. Vielmehr sollen sie Kopien, zum Beispiel von Arztbriefen oder Befundberichten aus bildgebender Diagnostik, in die ePA übermitteln und dort speichern. Die KBV setzt sich dafür ein, dass der Vorgang des Übertragens von Daten in die ePA mit Hilfe des Praxisverwaltungssystems so gestaltet wird, dass für die Praxen nur minimaler zusätzlicher Aufwand entsteht."

KBV: "Momentan ist es technisch nicht möglich, dass ein Labor den Befund direkt in die ePA lädt – es sei denn der Versicherte gibt dem Labor explizit Zugriffsrechte mittels App. Es ist geplant, dass Laborbefunde in einem strukturierten und bundesweit standardisierten Format (als sogenanntes MIO) durch die Labore erzeugt und an die beauftragenden Ärzte weitergegeben werden. Der Prozess für das Einstellen der Befunde ist noch in Klärung."

Laut KBV kann das von Krankenkasse zu Krankenkasse verschieden sein. Denn jede Krankenkasse entscheide selbst, wie detailliert sie die Daten abbildet. So könne die Abrechnungsübersicht die Gebührenordnungspositionen inklusive Punktzahl und Euro-Betrag oder Diagnosekodes mit oder ohne Zusatzkennzeichen zur Angabe der Diagnosesicherheit umfassen. Außerdem könnten Informationen wie die Adresse der Praxis inklusive der Nebenbetriebsstätte, Name des behandelnden Arztes oder Psychotherapeuten, Abrechnungsquartal und Tag der Behandlung ausgewiesen werden.

KBV: "Nein, aus den Paragrafen 347ff. SGB V ergeben sich die Befüllungspflichten, die im Behandlungskontext zu erfolgen haben. Zudem kann die ePA auch befüllt werden, wenn der Patient die Praxis bereits verlassen hat."

KVN: "Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten können die Gebührenordnungsposition (GOP) 01648 für die Erstbefüllung einer elektronischen Patientenakte (ePA) vorerst weiterhin abrechnen. Spätestens bis zum 30. Juni 2025 will der Bewertungsausschuss (BA) prüfen, ob der EBM infolge der neuen ePA und der damit verbundenen Aufgaben für Praxen angepasst werden muss. Das hat der BA beschlossen.

Der Beschluss im Detail:
Der Beschluss sieht vor, dass die EBM-​Leistung zur Erstbefüllung einer ePA bis zum 31. Dezember 2025 verlängert wird. Die Bewertung bleibt unverändert bei 89 Punkten, das sind im nächsten Jahr 11,03 Euro; die Vergütung erfolgt weiterhin extrabudgetär. Die GOP 01648 war bis zum 14. Januar 2025 befristet gewesen. Durch die Verlängerung können Sie die Leistung nun auch nach dem Start der „ePA für alle“ abrechnen.

Mit der ePA kommen auf Sie im kommenden Jahr neue Aufgaben zu. Der BA will deshalb prüfen, ob die Struktur der bisherigen EBM-​Leistungen für die ePA angepasst und die Bewertung der GOP 01648 verändert werden muss. Sollten Anpassungen notwendig sein, wird der BA einen Beschluss mit Wirkung zum 1. Juli 2025 fassen.

ePA-​Leistungen im Überblick
Im Folgenden haben wir für Sie die ePA-​Leistungen aufgeführt, die Sie im neuen Jahr vorerst weiter abrechnen können:

•     Erstmalige Befüllung der ePA: GOP 01648 (89 Punkte); die GOP 01648 ist sektorenübergreifend nur einmal pro Versicherten berechnungsfähig. „Erstbefüllung“ heißt: Keine andere Praxis oder kein Krankenhaus hat bereits etwas in die Akte eingestellt.
• Weitere ePA-​Leistung: GOP 01647 (15 Punkte); die GOP wird gezahlt als Zusatzpauschale zu den Versicherten-​, Grund-​ und Konsiliarpauschalen sowie den Leistungen des Abschnitts 1.7 (ausgenommen in-​vitro-diagnostische Leistungen). Sie ist einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig - im Behandlungsfall nicht neben der GOP 01648.
• Weitere ePA-​Leistung: GOP 01431 (3 Punkte); die GOP 01431 wird als Zusatzpauschale zu den GOP 01430 (Verwaltungskomplex), 01435 (Haus-/Fachärztliche Bereitschaftspauschale) und 01820 (Rezepte, Überweisungen, Befundübermittlung) gezahlt. Sie ist mit Ausnahme von diesen drei GOP im Arztfall nicht neben anderen GOP und nicht mehrfach an demselben Tag berechnungsfähig. Die GOP umfasst Versorgungsszenarien mit ärztlichen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der ePA, in denen keine Versicherten-​, Grund-​ oder Konsiliarpauschale berechnet wird. Sie ist höchstens viermal im Arztfall berechnungsfähig."

KBV: "Eine „anlasslose Ausforschungspflicht“, also dass der Arzt oder Psychotherapeut routinemäßig in die ePA schauen muss, gibt es nicht. Grundlage der ärztlichen Behandlung bleibt das anamnestische Gespräch. Hieraus können sich Umstände ergeben, die eine Einsichtnahme erforderlich machen – eine Patientin mit Oberbauchschmerzen weist zum Beispiel auf einen aktuellen Befund einer kürzlich durchgeführten Magenspiegelung hin. Der Arzt kommt so seiner ärztlichen Sorgfalt nach."

Laut KBV sind die Kosten für die ePA Teil der monatlichen TI-Finanzierungspauschale. Hier gibt es weitere Informationen zur Pauschale.

Laut BMG bekommen Kinder und Jugendliche ab dem Zeitpunkt eine ePA, zu dem sie gesetzlich krankenversichert sind. Bis zur Vollendung des 15. Lebensjahres entscheiden dann die Eltern bzw. die Sorgeberechtigten, ob die Kinder und Jugendlichen eine ePA haben sollen. Mit Vollendung des 15. Lebensjahres können Kinder und Jugendliche dies selbst tun.